15 Tipps für einen effizienten Wissenstransfer

Hinweisblatt

In den MINT-Bereichen (Wissenschaft, Technik, Ingenieurwesen und Mathematik) herrscht ein Fachkräftemangel. In unserem Tippblatt erfahren Sie, wie Sie Ihr Wissen bewahren können.

In den MINT-Bereichen (Wissenschaft, Technologie, Ingenieurwesen und Mathematik) herrscht ein Fachkräftemangel. Untersuchungen zeigen, dass 90% der Unternehmen Schwierigkeiten hatten, 2019 MINT-Fachkräfte und Techniker einzustellen. Der Raum benötigt mehr als 170.000 zusätzliche Fachkräfte, um die Lücke zu schließen. Neueinstellungen, befristete Stellen und zusätzliche Schulungen kosten die Branche im Vereinigten Königreich jedes Jahr mehr als 1,5 Milliarden Pfund. Das bedeutet, dass ein branchenweites Defizit vor der Tür steht, und es sieht düster aus. Jeden Tag erreichen 10.000 geburtenstarke Jahrgänge das Rentenalter, und wenn sie ausscheiden, gibt es niemanden, an den sie ihre Fähigkeiten weitergeben können, d. h. ihr jahrelanges Wissen wird ihnen einfach vor die Tür gesetzt.

Bevor wir jedoch den gesamten Bereich der Forschung und Entwicklung und der wissenschaftlichen Forschung abschreiben, gibt es eine Lösung. Durch die Überprüfung und Verbesserung einiger aktueller Prozesse und Technologien kann Wissen nicht nur von einer Generation auf die nächste übertragen werden, sondern auch strukturiert und für viele Jahrzehnte nutzbar gemacht werden.

 

Mentoring und Hospitationen

63% der Millennials suchen einen Arbeitsplatz, der ihnen die Möglichkeit bietet, sich weiterzuentwickeln und Führungsqualitäten zu erlernen, und bevorzugen Mentoring als Lernmethode.

Um sicherzustellen, dass die Babyboomer die Möglichkeit haben, ihr Wissen und ihre Erfahrung weiterzugeben, bevor sie aus dem Unternehmen ausscheiden, sollten Sie sie mit einem jüngeren Kollegen zusammenbringen. Wie die Statistik zeigt, sehen Millennials in diesem Szenario nicht nur die Möglichkeit, schnell zu lernen, sondern viele von ihnen haben bereits damit begonnen, sich an erfahrenere Kollegen zu wenden und um Rat zu fragen.

Die Lösung besteht also darin, dafür zu sorgen, dass beim nächsten Forschungsprojekt oder Experiment alle Babyboomer von einem jüngeren Kollegen begleitet werden oder dass die Teams aus verschiedenen Altersgruppen und Erfahrungsstufen zusammengesetzt sind. Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, sollten Sie beide Seiten um freiwillige Mitarbeit bitten, da so die Mitarbeiter ermittelt werden, die sich am meisten für die neue Aufgabe begeistern können.

 

Tipp 1: Bitten Sie sowohl erfahrene als auch weniger erfahrene Mitarbeiter, sich als Mentoren zur Verfügung zu stellen.

Tipp 2: Alle Babyboomer-Mitarbeiter mit jüngeren Mitarbeitern und Hochschulabsolventen zusammenbringen

Tipp 3: Sicherstellen, dass die Projektteams aus Mitarbeitern unterschiedlicher Altersgruppen und Erfahrungsstufen zusammengesetzt sind

 

Halten Sie Millennials bei der Stange

 Zwei Drittel der Millennials und der Generation Z betrachten die Akzeptanz von Technologie und Innovation in einem Unternehmen als wichtigen Faktor bei der Stellensuche.

 Die Absolventen der Millennials, die in die Branche (und in Ihr Unternehmen) kommen, sind Digital Natives. Das bedeutet, dass sie sich weniger engagieren werden, wenn die Daten nicht auf einem Bildschirm dargestellt werden. Mit Smartphones, Tablets, Laptops, Smartwatches und einer Vielzahl anderer mobiler Geräte sind diese Mitarbeiter daran gewöhnt, auf Informationen in dem Zeitrahmen und auf dem Gerät zuzugreifen, das ihnen am besten passt. Um Ihre Wissenstransferprozesse zu verbessern, sollten Sie daher versuchen, die vorhandenen Dokumente und Notizbücher zu digitalisieren. Durch die Erstellung digitaler Kopien werden die Daten nicht nur für die Millennials "nutzbarer", sondern es wird auch sichergestellt, dass die Informationen für viele Jahre erhalten bleiben.

 

Tipp 4: Beginnen Sie mit dem Scannen oder Fotografieren vorhandener Unterlagen, um digitale Kopien zu erstellen.

Tipp 5: Einsatz von Technologie und Software, die Digital Natives befähigt und einbindet

Tipp 6: Nutzung von Technologien, die auf mobilen Geräten verfügbar sind, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern

 

Absicherung gegen katastrophale Verluste

Untersuchungen zeigen, dass die Produktion von Papier für den Endverbrauchermarkt bis 2021 um die Hälfte steigen wird ein Prozent.

Einer der Hauptfaktoren für den Mangel an modernem Wissenstransfer sind schriftliche Aufzeichnungen. Auf Papier erstellte Dokumente, Bilder und Diagramme haben eine begrenzte Lebensdauer, und diese zu verlängern, erfordert große Sorgfalt und Aufmerksamkeit. Noch beunruhigender ist jedoch, dass Papierdokumente anfällig für Katastrophen wie Feuer oder Überschwemmungen sind, ganz zu schweigen von Umweltfaktoren wie Feuchtigkeit. Wie würde Ihre Organisation damit umgehen, wenn Ihre Forschungseinrichtung von einem Feuer heimgesucht würde und alle schriftlichen Daten verloren gingen? Wären Sie in der Lage, weiterzumachen? Wie die Statistik zeigt, wären viele dazu nicht in der Lage. Wenn Sie also Inhalte digitalisieren und in der Cloud speichern, sind die Daten Ihres Unternehmens sicher und können auch nach einer unvorhergesehenen Katastrophe weiter verwendet werden.

 

Tipp 7: Hochladen aller digitalisierten Daten in die Cloud zur 'sicheren Aufbewahrung'

Tipp 8: Schaffen Sie ein Disaster-Recovery-Team innerhalb des Unternehmens und stellen Sie sicher, dass es Zugriff auf den Cloud-Speicher hat.

Tipp 9: Umsetzung von Arbeitsrichtlinien, die sicherstellen, dass alle Mitarbeiter regelmäßig Ergebnisse und Daten in die Cloud hochladen

 

Überwindung der Größenordnung der Ergebnisse

 Original-Forschungsartikel umfassen in der Regel zwischen 25 und 40 Seiten..

 Da die Babyboomer aus dem Berufsleben ausscheiden und neue Millennials hinzukommen, muss die neue Generation von Arbeitnehmern die Experimente und Erkenntnisse verstehen, die vor ihrer Zeit stattgefunden haben. Das derzeitige Verfahren, dies zu tun, besteht darin, historische Ergebnisse, Berichte und Experimentaufzeichnungen zu lesen und zu versuchen, die Daten zu verstehen. Das Problem liegt jedoch in den Verweisen, die in diesen schriftlichen Dokumenten verwendet werden. Da in den meisten Experimenten auf Bilder, Grafiken und Diagramme aus anderen Projekten verwiesen wird, muss der neue Mitarbeiter diese immer wieder suchen, wenn sie in einem Bericht erwähnt werden. Er verbringt nun die meiste Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen, auf die im ursprünglichen Bericht verwiesen wurde, anstatt ihn zu lesen und die Informationen zu verarbeiten.

Die Lösung besteht also darin, Inhalte erneut zu digitalisieren und in diesem Fall Hyperlinks von einem Dokument zum anderen zu setzen. Das heißt, wenn ein Verweis in einem Bericht verwendet wird, kann der Leser einfach auf den Verweis klicken und das andere Dokument wird sofort geöffnet - das spart Zeit und Energie.

 

Tipp 10: Sicherstellen, dass alle Verweise in digitalisierten Dokumenten mit Hyperlinks versehen sind

Tipp 11: Laden Sie alle Bilder, Diagramme und Schaubilder hoch, um die visuelle Referenzierung zu erleichtern.

Tipp 12: Nutzen Sie diese Hyperlink-Technik, um Ihre Rechercheprozesse unternehmensweit zu rationalisieren

 

Strukturierte und durchsuchbare Daten

Nur 7% der Unternehmen haben ihre digitale Transformation vollständig umgesetzt.

 Ein weiterer Vorteil der digitalisierten und in der Cloud gespeicherten Daten für den Wissenstransfer ist der Aspekt der Durchsuchbarkeit. Durch den Einsatz branchenführender Software ist es nicht nur möglich, digitale Informationen zu sammeln und zu speichern, sondern sie können auch zu einer nutzbaren Datenbank für Ihr gesamtes Unternehmen werden. Wenn neue Projekte und Experimente durchgeführt werden, lassen sich frühere Artikel, Berichte und Aufzeichnungen schnell und einfach auffinden und überprüfen. Das bedeutet, dass durch die Digitalisierung der Notizen und Informationen, die von den ausscheidenden Babyboomern erstellt wurden, diese in Zukunft jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden können.

Darüber hinaus können die historischen Daten auf einer Vielzahl von mobilen Geräten und von jedem Ort aus (solange eine Internetverbindung besteht) eingesehen, heruntergeladen und geändert werden. So können Millennials nicht nur mit den Informationen auf eine Art und Weise arbeiten, die sie kennen und bevorzugen, sondern auch gemeinsame Projekte können dank des Fernzugriffs rationalisiert werden.

 

Tipp 13: Nutzung von Cloud-Speicher und Dokumentenmanagement zur Erstellung durchsuchbarer Datenbanken

Tipp 14: Zugang für alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen, um die gemeinsame Nutzung von Wissen zu gewährleisten (mit entsprechenden Sicherheitsberechtigungen)

Tipp 15: Nutzen Sie Zugriffsrechte, um die Zusammenarbeit zwischen Kollegen und externen Partnern zu optimieren.

 

Software mit elektronischer Notizbuchfunktionalität

Die in diesem Leitfaden vorgeschlagenen Tipps tragen nicht nur dazu bei, dass das Wissen Ihrer erfahrensten Mitarbeiter über viele Generationen hinweg geschützt wird, sondern auch dazu, ein zukunftssicheres Unternehmen zu schaffen. Durch den Einsatz einer branchenführenden wissenschaftlichen Informatikplattform wie unserer E-WorkBookkönnen alle Informationen, Befunde, Berichte, Diagramme usw. in Echtzeit erstellt und digital gespeichert werden. Alle Dateien werden in einer durchsuchbaren Datenbank gespeichert, und jeder beliebigen Partei kann auf der Grundlage von Berechtigungen Zugang gewährt werden. Dies bedeutet, dass die gemeinsame Nutzung von Wissen gewährleistet ist und dass Projekte und Experimente in Zukunft effizienter durchgeführt werden können.

 

Um mehr über unsere E-WorkBookund was es für Ihr Unternehmen tun kann, sprechen Sie noch heute mit einem unserer Experten.

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