Erfolgsgeschichten von Kundenchugai
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CHUGAI

Chugai macht sein Geschäft zukunftssicher durch die Einführung des E-WorkBook durch die Benutzer.

Die Einführung des E-WorkBook ermöglicht Produktivitätssteigerungen von bis zu 30% für die Pharmakologen von Chugai und verringert die Abhängigkeit von Papier, wodurch die betriebliche Effizienz verbessert und Risiken reduziert werden

Wichtige Punkte:

  •  Chugai war sich des Risikos bewusst, das Naturkatastrophen für seine papierbasierten Aufzeichnungen darstellen, und benötigte daher eine Lösung, die die Abhängigkeit von Papier reduziert
  • Chugai suchte auch nach einer Möglichkeit, den allgemeinen Papierverbrauch und die Anzahl der Lagerbereiche für Unterlagen zu reduzieren.
  • Seit der Verabschiedung E-WorkBookChugai hat Produktivitätssteigerungen von 20-30% für Pharmakologie-Wissenschaftler, 50% für Pre-Formulierungsgruppen und Effizienzsteigerungen von 30% für analytische Gruppen festgestellt.

Die Herausforderung

Wie viele pharmazeutische Unternehmen verwendete auch Chugai Papiernotizbücher, um experimentelle Arbeitsabläufe zu verwalten und aufzuzeichnen.

Die Verwendung von Notizbüchern auf Papier brachte eine Reihe praktischer Hindernisse mit sich, darunter unleserliche Notizen, Transkriptionsfehler, mühsames manuelles Durchsuchen vergangener Experimente sowie zeitaufwändiges Ausdrucken von Daten und manuelles Einfügen in Notizbücher.

Chugai mit Sitz in Japan (lesen Sie hier die Fallstudie auf Japanisch) war sich der Risiken bewusst, die Naturkatastrophen für seine papierbasierten Aufzeichnungen mit sich brachten, und benötigte daher eine Lösung, die die Abhängigkeit von Papier reduziert.

Als umweltbewusstes Unternehmen suchte Chugai auch nach einer Möglichkeit, den allgemeinen Papierverbrauch und die Anzahl der für die Aufbewahrung von Papierdokumenten erforderlichen Lagerbereiche zu reduzieren.

Chugai setzte sich mit Roche, seinem strategischen Allianzpartner in der Schweiz, zusammen, um die Vorteile der Einführung eines elektronischen Laborbuchs (ELN).

Chugai setzte sich auch mit dem Leiter der Chemieabteilung in Verbindung, der bereits ein ELN nutzte, um zu erfahren, welche betrieblichen Effizienzgewinne durch die Einführung eines solchen Systems erzielt werden könnten. Chugai entschied sich für die Einführung von IDBS E-WorkBook, dem flexiblen System von Roche, so dass die Unternehmen ihre Erfahrungen mit der Systemeinführung austauschen konnten.

Die Lösung

Die Erfahrung von IDBS und dem regionalen Partner, der japanischen CTC Life Sciences Corporation, war ein wichtiger Faktor für die Entscheidung von Chugai, E-WorkBook einzuführen. Anstelle eines traditionellen Top-Down-Ansatzes für die Einführung des ELN entschied sich Chugai für eine "User-Buy-In"-Methode.

Dem Leitungsteam der Forschungsabteilung wurde ein übergeordneter Fahrplan für das ELN vorgelegt, auf den eine Reihe von Kick-off-Sitzungen für Gruppen und Abteilungen folgten, bei denen praktische und operative Fragen erörtert wurden. Das Ziel des User-Buy-In-Ansatzes war einfach. Durch die Einführung eines neuen Konzepts oder einer neuen Idee in kleinen, unterstützenden Gruppen sollte das neue Konzept - in diesem Fall E-WorkBook - erprobt, integriert und genutzt werden.

Im Erfolgsfall würde sich dieser Prozess in der gesamten Belegschaft wiederholen, da andere Kollegen, die das System genutzt haben, von den Vorteilen erfahren, so dass die gemeinsamen Erfahrungen der Nutzer die organische Einführung von E-WorkBook fördern. Die onkologischen Pharmakologiegruppen von Chugai, die bereits eine Reihe von IT-Systemen verwendeten, testeten das System sechs Monate lang. Während dieser Zeit analysierte das Projektteam, wie das System am besten zu nutzen ist und wie bestehende Papierdokumente mit Experimenten verknüpft werden können. Auch die anfängliche Rentabilität des ELN wurde gemessen.

Chugai legte für das anfängliche ELN-Pilotprojekt keinen Starttermin fest. Stattdessen wurde den Anwendern die Flexibilität eingeräumt, von Papier auf die elektronische Lösung umzusteigen, wenn sie es für richtig hielten, basierend auf dem Status ihrer bestehenden Versuche. Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt begann Chugai damit, die Vorteile und den Wert der papierlosen Lösung zu kommunizieren, noch vor der vollständigen Produktionseinführung. Chugai führte auch eine Geschäftsanalyse durch, die es ermöglichte, die individuellen Anforderungen jeder Abteilung zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das System mit den Bedürfnissen der einzelnen Benutzer wachsen und reifen kann.

Vor der Einführung des Systems bot Chugai eine einfache Schulung zum E-WorkBook an und erklärte, wie das System in bestimmten Szenarien eingesetzt werden kann.

Die Ergebnisse

Die interne Nutzenanalyse von Chugai hat für jede Benutzergruppe erhebliche Zeiteinsparungen und Produktivitätssteigerungen ergeben.

Pharmakologie-Wissenschaftler verzeichnen Produktivitätssteigerungen von 20-30%, und auf der Grundlage der Qualität und Quantität der mit dem ELN erfassten Informationen im Vergleich zu früheren Papiermethoden haben Analytikgruppen eine Effizienzsteigerung von 30% festgestellt. Bei strukturierten, nach Standardarbeitsanweisungen (SOP) durchgeführten Experimenten verzeichnen die Gruppen für die Vorformulierung Produktivitätssteigerungen von bis zu 50%.

Ein weiterer Vorteil, den Chugai nach der Einführung des ELN erfahren hat, ist die Aufzeichnung detaillierterer experimenteller Informationen dank der benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Funktion von E-WorkBook für Gerätedateien und Dokumente. In Verbindung mit der Suchfunktion des Systems ermöglicht dies den Wissenschaftlern von Chugai einen schnelleren Zugriff auf diese umfangreicheren Daten und Informationen.

E-WorkBook hat die Abhängigkeit von Papier bei Chugai verringert, die betriebliche Effizienz verbessert, die Produktivität erhöht und Risiken verringert. Nachfolgend erläutern die Nutzer der Lösung, wie E-WorkBook ihre Arbeitsweise verbessert hat.

 

IT

Hiroki Takaya, Group Manager, IMIT Group, Research Planning & Coordination Department, Research Division, Chugai, sagte: "Die Einführung von E-WorkBook ist unglaublich reibungslos verlaufen. Tatsächlich gab es nach der anfänglichen Einführung so wenige Fragen, dass wir dachten, niemand würde das System nutzen!"

 

Biologie

Kiyoaki Sakata, Oncology 1 Group, Discovery Pharmacology Department, Research Division, Chugai, sagte: "Seit der Einführung von E-WorkBook ist Speicherplatz kein Thema mehr. Die Benutzer haben Zeit gespart, da historische elektronische Informationen mit Hilfe der Schlüsselwort-Suchfunktion leicht zu finden sind, was bedeutet, dass weniger Zeit mit dem Durchlesen alter Notizbücher verbracht werden muss.

"Früher mussten wir alle versuchsbezogenen Informationen wie Protokoll, Rohdaten und Ergebnisse ausdrucken und ausschneiden und in das Papier-Notizbuch kleben, aber nach der Einführung von E-WorkBook können handschriftliche Notizen als gescannte Kopie eingefügt werden, alle Ergebnisse und Rohdaten können eingefügt werden.

"Einige der Informationsanfragen können sehr detailliert sein, z. B. in Bezug auf Kurvenanpassung oder Rohdaten. E-WorkBook macht die Beantwortung detaillierter Anfragen viel einfacher, da wir die Daten schneller abrufen können. Auch bei der Bearbeitung und Neuformatierung von Rohdaten zur Weitergabe an andere ist die Originaldatei immer in E-WorkBook enthalten, so dass wir die Originaldaten zurückverfolgen können. Das ist sehr nützlich."

 

Analytisch

Yoshiyuki Furuta, Analytical Instrument Group, Medicinal Chemistry Research Department, Research Division, Chugai, sagte: "Mit dem E-WorkBook ist es viel einfacher, Zeugen zu befragen. Mit Papiernotizbüchern war das Abgleichen von Informationen zeitaufwändig, aber jetzt sind die Informationen leicht zugänglich und alle an einem Ort. Dies trägt auch dazu bei, das Wissen des Teams zu verbessern und Nacharbeiten zu reduzieren. Es macht es auch einfacher, frühere Versuche zu finden, was nützlich sein kann, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

"Screenshots von Instrumenten und Daten, die in PDF-Dateien exportiert wurden, können in Experimente eingefügt werden. Das System ermöglicht es auch, direkte Links zu den Servern einzufügen, auf denen die Rohdaten und Ergebnisse gespeichert sind. Seit der Umstellung auf E-WorkBook haben wir einen Anstieg der Tiefe, Qualität und Quantität der erfassten und aufgezeichneten Informationen festgestellt."

 

Die Zukunft

Obwohl die nutzerorientierte Methode traditionell langsamer ist als Top-Down-Ansätze, haben sich bisher über 200 Nutzer für E-WorkBook entschieden. Einige dieser Benutzer sind in neue Abteilungen gewechselt und fungieren als Botschafter für E-WorkBook, wodurch das interne Interesse an der Lösung wächst.

Chugai plant, das System im Laufe des Jahres 2016 für seine gesamte Forschungsabteilung, einschließlich aller Tochtergesellschaften außerhalb Japans, einzuführen. Auf der Grundlage des Feedbacks der ersten Anwender von E-WorkBook beschleunigt Chugai nun den Einführungsprozess und bietet praktische Schulungen für Hunderte von Nutzern an.

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