10 tips til at bevare datanøjagtigheden

Beskyt din organisation mod unødvendige udgifter, og reducer den tid, der bruges på datahåndtering, med disse tips til at bevare dataenes nøjagtighed...

Tip 1: Opret en central database

Opbevar og organiser data ét sted, så de er let tilgængelige for alle, der har brug for dem. I et laboratoriemiljø kan man ved at give adgang til resultaterne af forskning og eksperimenter undgå unødvendigt og dyrt dobbeltarbejde.

Tip 2: Fang og gem alle dataresultater

Gem alle målbare resultater fra forskningen til reference. Uanset om de er relevante for den oprindelige hypotese eller ej, kan kolleger måske bruge biproduktdata til andre formål. En elektronisk laboratorienotesbog gør det lettere at registrere alle data. 

Tip 3: Lad være med at sætte pennen på papiret

Skriv noter for at reducere fejl. I dag skriver de fleste mennesker faktisk hurtigere, end de skriver, og det er lettere at læse end håndskrift. Ifølge en undersøgelse er 1,5 millioner patienter i USA berørt af medicineringsfejl som følge af ulæselig håndskrift. 

Tip 4: Tildel tilladelser til at ændre data

Fastlæg procedurer for, hvem der har tilladelse til at ændre data i din organisation. Det vil begrænse risikoen for, at oplysninger redigeres forkert, og beskytte virksomhedens intellektuelle ejendom.

Tip 5: Hold datakilderne synkroniserede

Sørg for, at den nyeste version af en fil er let at finde, når data opdateres fra flere kilder på forskellige tidspunkter - især når der skal være adgang til oplysningerne, mens en opdatering er i gang. Med en cloud-baseret digital database sker opdateringer i realtid. 

Tip 6: Standardiser dataindtastningsprocessen

Definér en struktureret proces, som medarbejderne skal følge, når de indtaster data. En vejledning i dataindtastning og standardprocedurer for hele virksomheden vil sikre ensartethed. 

Tip 7: Forenkle dataindtastningsprocessen

Begræns antallet af muligheder i et felt for at begrænse potentielle fejl og hjælpe med at standardisere oplysninger. Med digital dataindtastning er det så enkelt som at give en rulleliste med felter, hvor kun ét er tilgængeligt for valg. 

Tip 8: Flet duplikerede data

Strømlin din database ved at flette duplikerede filer. Hvis du blot sletter dubletter, kan det føre til utilsigtet tab af information. En digital database gør det muligt at opdatere data til den nyeste version med det samme, samtidig med at man holder styr på ændringer og udrydder unødvendige dubletter.

Tip 9: Få medarbejderne med på dine dataprocedurer

Etabler bedste praksis for journalføring og dataindtastning som en integreret del af dine medarbejderes jobroller. Hvis du indfører et nyt system, f.eks. et ELN, skal du sørge for masser af uddannelse og løbende support for at få brugerne til at tage det til sig. 

Tip 10: Kontrollér data regelmæssigt

Udfør jævnligt proaktive datarevisioner for at se, hvilke oplysninger der skal rettes, og hvilke områder af din dataindtastningsproces der skal forbedres.  Hvis du integrerer revisioner i din datahåndtering, hjælper det med at afbøde sikkerheds- og complianceproblemer.