Kemisk virksomhed dropper papirbøger for at øge datakvaliteten

Vigtige punkter:

• Da firmaet voksede, betød arbejdet i et papirbaseret miljø, at data blev samlet i siloer
• Virksomheden valgte E-WorkBook til at håndtere data effektivt og på en organiseret måde, hvilket øger samarbejdet, sporbarheden og datakvaliteten.
• Teamet har fremskyndet håndteringen af eksperimentelle data

Udfordringen

Virksomheden blev dannet i 2010 med en mission om at skabe nye processer til produktion af brændstoffer og kemikalier fra biomasseaffald.

Firmaet har accelereret fra en indledende forsknings- og udviklingsfase (F&U) til procesudvikling og pilotforskning. Det har næsten tredoblet sin medarbejderstab siden starten midt i en betydelig vækst i biobrændstofindustrien.

Da firmaet voksede, var det forbundet med betydelige udfordringer og risici at arbejde i et papirbaseret miljø. Data faldt i siloer eller blev gemt i separate Excel-regneark. Det var særligt vanskeligt og tidskrævende at dele information på tværs af firmaets fem forskellige teams. Virksomheden havde brug for et overkommeligt værktøj til at understøtte sit eksperimentelle arbejde.

"Efterhånden som vi voksede, ville vi gerne kunne organisere vores data på en systematisk måde og gøre dem mere sporbare", siger en af forskerne. "Vi var ivrige efter at finde en komplet, professionel pakke, som ville gøre det muligt for os at drive virksomheden og vores forskningsarbejde fremad."

Løsningen

Efter en omfattende gennemgang af markedet valgte virksomheden E-WorkBook til at understøtte teamet på omkring 20 medarbejdere i Holland. Det giver en struktureret platform til lagring af virksomhedens eksperimentelle data, hvilket muliggør bedre trendanalyse og rapportering på tværs af eksperimenter.

En forsker sagde: "Vi ønskede en effektiv måde at organisere og håndtere vores data på. Efter at have sammenlignet flere løsninger valgte vi E-WorkBook til at håndtere vores forskningsdata elektronisk og til at lette samarbejdet i virksomheden. Platformen er ekstremt fleksibel, og vi fandt den mere praktisk og logisk at bruge end andre løsninger på markedet. Den hjælper os med at gøre vores data søgbare og forbedre informationsstrømmene på tværs af alle vores projekter."

Installationen blev gennemført på kun en uge takket være en omfattende planlægning på forhånd fra IDBS og virksomheden. Fire måneder efter implementeringen var teamet helt oppe i omdrejninger og i stand til at bruge systemet. IDBS sørgede for yderligere uddannelse og arbejdede tæt sammen med virksomheden om at opbygge passende skabeloner, der var skræddersyet til deres datafangstpræferencer.

"Vores ELN er organiseret med en mappestruktur, der hænger sammen med vores virksomhedsplanlægning, så vi tydeligt kan se, hvilke opgaver vi skal udføre for at nå vores mål som virksomhed. Hvert af vores fem projektteams har plads i systemet til at tilføje deres data, så videnskabsfolk, forskere og teknikere kan gemme resultater på ét bestemt sted", siger en forsker i virksomheden.

Resultaterne

Ved hjælp af E WorkBook kan virksomheden sikre kemiske F&U-data mere effektivt end tidligere papirbaserede metoder. Det tager kun få sekunder at finde data fra hele virksomheden med en simpel forespørgsel.

"Den største fordel ved ELN er, at vi kan organisere, hvordan vi dokumenterer vores eksperimenter. Med papir brugte hver forsker individuelle notesbøger. Vi havde ikke én gylden datakilde. Med E-WorkBook har vi nu en central database, hvor vi kan registrere og dele vores resultater. Vi har faktisk også set en stigning i kvaliteten af datainput," siger en forsker.

Ved at afskaffe papirbøger har virksomhedens team fremskyndet håndteringen af forsøgsdata og sikret, at viden er samlet og sikret på ét sted. Brugere kan nemt samarbejde på tværs af afdelinger. Forskere kan hurtigt finde de data, de har brug for, når de skal gennemgå og rapportere forsøg.

Strømlinede arbejdsgange omfatter en indbygget godkendelsesproces, som fremskynder ledelsens gennemgang. Systemet giver også bedre sporbarhed af resultater, som nu gemmes i et struktureret format.

Teamet er i stand til at matche unikke ID'er for laboratorieprøver med inputfelter i ELN, så eksperimenter kan spores tilbage, hvis det er nødvendigt. Desuden har firmaet oplevet en stigning i kvaliteten af data RESULTS, idet brugerne er blevet bedre til at dokumentere forskningsresultater.

Forskeren tilføjer: "Folk er mere omhyggelige med at indtaste oplysninger, fordi de ved, at de vil være synlige for andre i teamet. Data er lettere at finde, og vi har set en betydelig stigning i kvaliteten af de lagrede data."

E-WorkBook har vist sig at være populær i virksomheden. Forskere og videnskabsfolk er glade for at have deres data i et mere organiseret format, så de kan dele information og kommunikere effektivt på tværs af teams. Skiftet til et ELN, som kan vokse med teamet, har været en positiv forandring for brugerne og den måde, firmaet arbejder på fra laboratoriet.