Nutricia

Vigtige punkter:

• Brug af papirjournaler gjorde det vanskeligt at få adgang til og dele historiske data, og der var risiko for at duplikere eksperimenter og potentielt bringe IP i fare.
• Nutricia havde brug for at optimere synergi og effektivitet på tværs af afdelinger
• E-WorkBook eliminerede de risici, der var forbundet med manuelle datatransskriptionsfejl, og forbedrede dermed kvaliteten af sine data samt styrkede kommunikationen.

Udfordringen

Karin Van Boom, leder af Nutricia Research Information Platform, siger: "Vi arbejder i et komplekst forskningsmiljø, hvor vi har at gøre med stadig større og mere forskelligartede datasæt. At bruge papirtidsskrifter gav os en udfordring med at få adgang til og dele historiske data, og vi risikerede at duplikere eksperimenter og potentielt bringe vores IP i fare. Vi havde brug for at optimere synergi og effektivitet på tværs af vores afdelinger, men vi erkendte, at det ville være en udfordring på grund af de forskellige måder, vores forskere arbejder og kommunikerer på."

Nutricia Research havde desuden brug for at finde en måde at nedbryde de datasiloer, der opstår i enhver global organisation, for at gøre det lettere at samarbejde mellem forskellige teams, sikkert og enkelt. Med Nutricia Research, der fokuserer på både early life og avanceret medicinsk ernæring, er behovet for at sikre overholdelse og opbygge og opretholde tillid endnu mere akut.

Dries De Bont, Director for Processes and Organization for Early Life Nutrition R&D, siger: "Vi indså, at det var vigtigt at skabe en platform for tværfunktionelt samarbejde, som gjorde det muligt at arbejde papirløst. Vi havde brug for et system, der kunne beskytte vores intellektuelle ejendom (IP) med robuste revisionsspor og e-signaturvalidering, så vi er begejstrede for at arbejde sammen med IDBS."

Da beslutningen var taget om at implementere et virksomhedssystem til at understøtte forsknings- og udviklingsfaciliteterne, gennemførte Nutricia Research en robust udvælgelsesproces baseret på detaljerede krav fra slutbrugere og interessenter. I løbet af et todages pilotprojekt blev IDBS udvalgt til at arbejde med Nutricia Research.

Karin Van Boom, Head Nutricia Research Information Platform, siger: "Mange faktorer bidrog til beslutningen, herunder softwarens brugervenlighed og dens evne til at vokse med vores behov, efterhånden som datasættene vokser, og den fremtidige kapacitet var en vigtig overvejelse. Derudover var det tydeligt, at der kunne skabes yderligere workflows, og at vi havde fremtidige integrationsmuligheder."

Løsningen

Nutricia Research besluttede at implementere E-WorkBook på grund af fleksibiliteten i en platform, der kan understøtte virksomhedens forskningsaktiviteter på en holistisk måde. At digitalisere forskningsarbejdsgangene på denne måde betyder, at virksomheden kan minimere de samlede ejeromkostninger ved at fokusere på én platform i stedet for at implementere punktløsninger til forskellige dele af arbejdsgangen. I Utrecht-faciliteten var samarbejde en vigtig motivationsfaktor for oprettelsen, og med E-WorkBook er forskerne i stand til at innovere hurtigere ved at have adgang til de samme data på samme tid og nemt kunne dele og diskutere resultater.

Implementeringsprocessen blev planlagt ud fra IDBS' implementeringsstrategi. IDBS forsynede Nutricia Research med en veldesignet og realistisk implementeringsplan. Kontinuerlig inddragelse af erfarne og kyndige IDBS-konsulenter til at støtte superbrugere og IT var nøglen til dette projekts succes og sikrede en gnidningsløs overgang for forskerne.

Implementeringen gik hurtigt på grund af omhyggelig planlægning og et tæt samarbejde mellem Nutricia Researchs interne team og IDBS' konsulenter. Brugeradoption var nøglen under hele processen, og Nutricia Research sørgede for, at alle slutbrugere havde adgang til træning og support under hele processen, og det gælder også for spørgsmål efter implementeringen.

Karin Van Boom, leder af Nutricia Research Information Platform, siger: "Da softwaren er designet af forskere, forstår de vores behov og kan håndtere eventuelle spørgsmål effektivt. Vi sætter stor pris på, at IDBS-supporten er intern, hvilket giver os nem adgang til udviklerne, hvis vi har brug for det. Den professionelle og venlige holdning hos IDBS-konsulenterne og supportteamet kombineret med den brugervenlige software og de åbenlyse effektivitetsgevinster for forskerne bidrog til en vellykket implementering. Ved hjælp af et dedikeret træningsmiljø var det muligt at migrere til et produktionsmiljø efter en to timers træningssession for vores forskere."

Resultaterne

Ved at erstatte papirbaserede arbejdsgange har Nutricia Research-brugergruppen været i stand til at eliminere de risici, der er forbundet med manuelle datatransskriptionsfejl, og dermed forbedre kvaliteten af deres data. Ligesom andre kunder har virksomheden oplevet, at det ikke kun er blevet nemmere at registrere eksperimenter og forbedre datakvaliteten, men at datalagrene er blevet rigere og dybere, fordi forskerne har fundet det nemmere at tilføje data til systemet.

Efterhånden som der tilføjes information til E-WorkBook, øges den organisatoriske værdi. Fordelen ved dette er, at forskerne ikke kun kan bruge mere tid på innovativ forskning i stedet for manuelle processer, men også har lettere adgang til flere data - herunder de oprindelige data og det endelige resultat af eksperimenterne, hvilket betyder mindre omarbejde og mere effektivt samarbejde.

At kunne inkludere rådata gør det nemmere at kontrollere et eksperiments reproducerbarhed og dermed sikre compliance. Yderligere fordele omfatter skabelsen af en vidensarv, der sikrer, at vigtig innovation registreres og er tilgængelig, hvilket gør det muligt for Nutricia Research at lære af tidligere erfaringer, og det hjælper også med onboarding af nye medarbejdere i organisationen.

Forskere kan også gemme og henvise til ISO-certificeringsdokumentation i E-WorkBook samt standardprocedurer (SOP'er). Der blev opnået yderligere tidsbesparelser i forbindelse med gennemgang og godkendelse af eksperimenter og oprettelse af rapporter.

Det overordnede resultat er, at E-WorkBook er blevet den vigtigste informationskilde til beslutningstagning, rapportering og samarbejde, hvor alle interessenter har adgang til vigtig information.

Fordelene

Dries De Bont Director for Processes and Organization for Early Life Nutrition R&D siger: "Vi ser allerede synergier på tværs af afdelingerne med effektiv, standardiseret rapportgenerering og åbne kommunikationskanaler. Vi ser frem til at fortsætte vores partnerskab med IDBS, for når vores behov vokser, ved vi, at deres software og IDBS-folk kan opfylde vores behov."

Erwin Broekhuis Business Systems Analyst hos Nutricia Research siger: "Med E-WorkBook er alle data gemt i et ensartet format, som gør det nemt at dele og rapportere om, hvilket sikrer resultater af høj kvalitet og overholdelse af lovgivningen. Nu kan vi dele kritisk information og data i realtid mellem afdelingerne, så vi kan tilpasse vores proces efter behov."

Implementeringen af E-WorkBook betyder, at Nutricia Research kan udføre sine forskningsaktiviteter ved hjælp af kvalitetsdata, der let kan verificeres og rapporteres. Implementeringen fremmer også målet om at gøre Utrecht-faciliteten til en model for fremragende forskning og innovation ved at bruge den nyeste F&U-teknologi til at erstatte forældet papirbaseret arbejde.