Global bioteknologi

Vigtige punkter:

• Med papirjournaler var tidligere eksperimenter ikke let søgbare med standardiseret formatering, hvilket bidrog til 25% dobbeltarbejde på tværs af laboratoriet.
• Virksomheden ønskede at øge Datahåndtering effektivitet og gør resultaterne søgbare
• Implementering af E-WorkBook har reduceret manuel datainput, registrering og søgetid med op til 75%

Udfordringen

Ligesom mange forsknings- og udviklingsorganisationer arbejdede denne globale bioteknologiske virksomhed i et papirbaseret miljø. Forskningsdata blev registreret i Excel-dokumenter og udskrevet og indsat i notesbøger, hvilket gjorde det svært at vide, hvor specifikke oplysninger var registreret. Tidligere eksperimenter var ikke let søgbare med standardiseret formatering, hvilket bidrog til 25% dobbeltarbejde på tværs af laboratoriet.

Datarapporter blev normalt sendt via e-mail. Manuel indtastning, søgning og rapportering var tidskrævende og gik ud over værdifuld forskning. Desuden var det ved at blive dyrt at bruge mikrofilmscanning som metode til at indfange og lagre IP.

Virksomheden ønskede at øge effektiviteten af datahåndteringen i sin molekylærbiologiske afdeling og gøre resultaterne søgbare ved at definere en fælles måde at dokumentere eksperimenter på. Med planer om at starte en ny produktlinje benyttede virksomheden lejligheden til at finde en løsning, der kunne automatisere dens data.

Løsningen

Den globale biotekvirksomheds molekylærbiologiske afdeling kiggede på konkurrerende elektroniske laboratorienotesbøger (ELN'er) for at finde det bedste værktøj til opgaven. De havde brug for en løsning, der ville gøre det muligt for forskerne hurtigt at gemme data på ét sikkert sted, standardisere den måde, eksperimenter blev rapporteret på, og reducere afhængigheden af papir i laboratoriet.

Forskerne blev bedt om at afprøve en række forskellige løsninger. De valgte IDBS' E-WorkBook til at transformere F&U-driften. Brugervenlighed og ELN's effektive regnearksteknologi, der er skræddersyet specifikt til biologernes behov, afgjorde sagen.

E-WorkBook har bevist, at den reducerer undersøgelsernes gennemførelses- og rapporteringstid. Brugerne rapporterer om forbedret datakvalitet ved at reducere transskriptionsfejl gennem direkte datafangst og muligheden for at generere rapporter på få sekunder i stedet for uger.

Efter en seks måneders pilotperiode med løsningen oprettede den globale biotekvirksomhed specifikke skabeloner for at strømline og standardisere datainput. Efter denne første succes blev E-WorkBook rullet ud i virksomhedens molekylærbiologiske teams til omkring 70 brugere på to steder i Frankrig.

Resultaterne

Resultaterne af dette skift fra notebooks til det papirløse laboratorium har været fænomenale. Manuel datainput, registrering og søgetid er blevet reduceret med op til 75%. Det er en betydelig tidsbesparelse, som øger effektiviteten i laboratoriet og gør det muligt for forskerne at koncentrere sig om deres værdifulde opdagelsesarbejde i stedet for at bruge timer på at registrere og formatere data.

R&D Information Systems Programme Manager sagde: "Vores tidligere metode til registrering af data og rapportering betød, at forskerne var afhængige af notesbøger og e-mail. Ved at fjerne vores afhængighed af papir og strømline vores datahåndtering har vi kunnet reducere tiden til informationsindsamling dramatisk. Det er alt sammen tid, som vi kan bruge på vores forskning."

Med alle data på ét sikkert sted reduceres dobbeltarbejde også betydeligt, da videnslageret gør det muligt for brugerne at søge og finde eksisterende data hurtigt og effektivt. Et nyt fokus på at registrere resultater på denne måde beskytter IP og har også medført en stigning i datakvalitet og sporbarhed. Forskere er omhyggelige med at indtaste nøjagtige resultater i et standardformat, så andre brugere kan hente tidligere eksperimentdata med fuld kontekst omkring, hvordan eksperimentet blev udført. Metadata om forsøget, f.eks. mål, anvendte materialer og betingelser, registreres sammen med resultaterne, hvilket giver yderligere indsigt.

Den brugervenlige E-WorkBook gør også rapporteringen hurtigere. Brugerne behøver ikke længere at oprette og sende datarapporter via e-mail. De oplysninger, de har brug for, kan hentes ud af systemet med et klik på en knap og deles med relevante parter på en effektiv måde.

Virksomheden har virkelig transformeret styringen af F&U-data og opnået betydelige driftsmæssige effektiviseringer. Det er vigtigt, at denne strømlinede tilgang til data til gengæld øger hastigheden på markedet, hvilket er et must i dagens konkurrenceprægede marked.

Vigtige fordele

Vigtige fordele...

Det har denne globale bioteknologiske virksomhed set ved at droppe papir:

Op til 75% reduktion i tid til indtastning og registrering af data
Reduceret dobbeltarbejde
Hurtigere adgang til markedet for forskning
Hurtig rapportering og effektiv datahåndtering
Forbedret datakvalitet og sporbarhed

Hvad de sagde

R&D Information Systems Programme Manager siger: "Dette skridt var oprindeligt opportunistisk. Vi ville gerne kunne gemme resultater fra vores instrumenter på en mere effektiv måde, da vores papirbaserede processer gjorde det svært at dele forsøgsresultater. Vi bemærkede, at det var muligt at bruge denne mulighed til helt at erstatte papirbøgerne i vores laboratorier og opbygge et videnslager for at standardisere vores dataformat og, vigtigst af alt, gøre det søgbart."