Chemická společnost se zbavuje papírových zápisníků, aby zvýšila kvalitu dat

Klíčové body:

• Vzhledem k tomu, že se firma rozšiřovala, práce v papírovém prostředí způsobila, že data byla v silách.
• Společnost si vybrala E-WorkBook, aby mohla efektivně a organizovaně zpracovávat data, čímž se zvýšila spolupráce, sledovatelnost a kvalita dat.
• Tým urychlil zpracování experimentálních dat

Výzva

Společnost byla založena v roce 2010 s cílem vytvořit nové postupy pro výrobu paliv a chemikálií z odpadní biomasy.

Firma se dostala z počáteční fáze výzkumu a vývoje (R&D) do fáze vývoje procesu a pilotního výzkumu. Od svého založení téměř ztrojnásobila počet svých zaměstnanců, a to v době výrazného růstu v odvětví biopaliv.

S rozšiřováním firmy představovala práce v papírovém prostředí značné problémy a rizika. Data se ukládala do sil nebo do samostatných tabulek Excelu. Sdílení informací mezi pěti různými týmy Společnosti bylo obzvláště složité a časově náročné. Společnost potřebovala cenově dostupný nástroj na podporu své experimentální práce.

"Jak jsme rostli, chtěli jsme být schopni systematicky organizovat naše data a zajistit jejich lepší dohledatelnost," řekl jeden z vědeckých pracovníků. "Chtěli jsme najít kompletní profesionální balík, který by nám umožnil posouvat společnost a naši výzkumnou práci kupředu."

Řešení

Po důkladném prozkoumání trhu si společnost vybrala E-WorkBook pro podporu týmu přibližně 20 zaměstnanců v Nizozemsku. Nabízí strukturovanou platformu pro ukládání experimentálních dat společnosti, která umožňuje lepší analýzu trendů a podávání zpráv o jednotlivých experimentech.

Jeden z výzkumných pracovníků řekl: "Chtěli jsme efektivní způsob, jak organizovat a zpracovávat naše data. Po porovnání několika řešení jsme si vybrali E-WorkBook pro elektronickou správu našich výzkumných dat a usnadnění spolupráce v rámci podniku. Platforma je velmi flexibilní a její používání nám přišlo pohodlnější a logičtější než u jiných řešení na trhu. Pomáhá nám zpřístupnit naše data k vyhledávání a zlepšit informační toky napříč všemi našimi projekty."

Instalace byla dokončena za pouhý týden díky významnému předběžnému plánování ze strany IDBS a společnosti. Během čtyř měsíců od nasazení byl tým plně připraven a schopen systém používat. IDBS poskytla další školení a úzce spolupracovala se společností na vytvoření vhodných šablon, které byly přizpůsobeny jejím preferencím pro sběr dat.

"Naše síť ELN je organizována pomocí struktury složek, která je propojena s naším firemním plánováním, takže jasně vidíme, které úkoly musíme splnit, abychom jako společnost dosáhli svých cílů. Každý z našich pěti projektových týmů má v systému prostor pro přidávání svých dat, což umožňuje vědcům, výzkumníkům a technikům ukládat výsledky na jednom konkrétním místě," uvedl vědecký pracovník společnosti.

Výsledky

Pomocí aplikace E WorkBook může společnost zabezpečit údaje o chemickém výzkumu a vývoji efektivněji než předchozími papírovými metodami. Vyhledání dat z celé společnosti trvá pouhých několik sekund pomocí jednoduchého dotazu.

"Největší výhodou ELN je možnost organizovat způsob dokumentace našich experimentů. V papírové podobě používal každý výzkumný pracovník individuální zápisníky. Neměli jsme jeden zlatý zdroj dat. Nyní s E-WorkBook máme centrální databázi, která zachycuje a sdílí naše výsledky. Ve skutečnosti jsme také zaznamenali zvýšení kvality vkládaných dat," uvedl jeden z výzkumných pracovníků.

Tím, že se tým společnosti zbavil papírových zápisníků, urychlil zpracování experimentálních dat a zajistil, že znalosti jsou zachyceny a zabezpečeny na jednom místě. Uživatelé mohou snadno spolupracovat napříč odděleními. Vědci a výzkumní pracovníci mohou rychle najít data, která potřebují při revizi a vykazování experimentů.

Zjednodušené pracovní postupy zahrnují integrovaný proces podepisování, který urychluje přezkoumání vedením. Systém také nabízí lepší sledovatelnost výsledků, které jsou nyní uloženy ve strukturovaném formátu.

Tým je schopen přiřadit jedinečné identifikační údaje laboratorních vzorků ke vstupním polím v ELN, takže v případě potřeby lze experimenty zpětně dohledat. Kromě toho firma zaznamenala zvýšení kvality dat RESULTS, protože uživatelé lépe dokumentují výsledky výzkumu.

Výzkumný pracovník dodal: "Lidé mají tendenci zadávat informace opatrněji, protože vědí, že budou viditelné pro ostatní členy týmu. Data se snáze hledají a zaznamenali jsme výrazný nárůst kvality uložených dat."

E-WorkBook se ve společnosti osvědčil. Výzkumní a vědečtí pracovníci jsou rádi, že mají svá data v uspořádanějším formátu, takže mohou efektivně sdílet informace a komunikovat mezi týmy. Přechod na síť ELN, která poroste spolu s týmem, byl pozitivní změnou pro uživatele a způsob fungování firmy z laboratoře.