Химическа компания се отказва от хартиените тефтери, за да повиши качеството на данните

Основни точки:

• С разрастването на фирмата работата в хартиена среда доведе до натрупване на данни на отделни места.
• Компанията избра E-WorkBook за ефективна и организирана обработка на данни, като по този начин повиши сътрудничеството, проследимостта и качеството на данните.
• Екипът е ускорил обработката на експериментални данни

Предизвикателството

Дружеството е създадено през 2010 г. с мисията да създаде нови процеси за производство на горива и химикали от отпадъци от биомаса.

Фирмата преминава от първоначална фаза на научноизследователска и развойна дейност (НИРД) към разработване на процеси и пилотни изследвания. От създаването си досега фирмата е увеличила почти три пъти броя на служителите си в условията на значителен растеж в производството на биогорива.

С разрастването на дейността на фирмата работата в среда, базирана на хартиен носител, създаваше значителни предизвикателства и рискове. Данните се събираха в силози или се записваха в отделни електронни таблици в Excel. Обменът на информация между петте различни екипа на Фирмата беше особено труден и отнемаше време. Дружеството се нуждаеше от достъпен инструмент, който да подпомага експерименталната му работа.

"С разрастването си искахме да можем да организираме данните си по систематичен начин и да ги направим по-проследими", казва един от учените изследователи на компанията. "Искахме да намерим пълен, професионален пакет, който да ни позволи да движим компанията и изследователската си работа напред."

Решението

След обстоен преглед на пазара компанията избира E-WorkBook, за да поддържа екипа от около 20 служители в своя обект в Нидерландия. Той предлага структурирана платформа, в която се съхраняват експерименталните данни на Дружеството, което дава възможност за по-добър анализ на тенденциите и докладване на различни експерименти.

Един учен изследовател каза: "Искахме ефективен начин за организиране и обработка на данните. След като сравнихме няколко решения, избрахме E-WorkBook за електронно управление на нашите изследователски данни и за улесняване на сътрудничеството в рамките на предприятието. Платформата е изключително гъвкава и сметнахме, че е по-удобна и логична за използване в сравнение с други решения на пазара. Тя ни помага да направим данните си достъпни за търсене и да подобрим информационните потоци във всички наши проекти."

Инсталацията беше завършена само за една седмица благодарение на значителното предварително планиране от страна на IDBS и компанията. В рамките на четири месеца след внедряването екипът беше напълно готов и можеше да използва системата. IDBS осигури допълнително обучение и работи в тясно сътрудничество с Дружеството за създаване на подходящи шаблони, съобразени с предпочитанията им за събиране на данни.

"Нашият ELN е организиран със структура от папки, която е свързана с корпоративното ни планиране, така че да можем ясно да видим кои задачи трябва да изпълним, за да постигнем целите си като компания. Всеки от петте ни проектни екипа има място в системата, където да добави своите данни, което позволява на учените, изследователите и техниците да съхраняват резултатите на едно конкретно място", казва учен от компанията.

Резултатите

С помощта на E WorkBook компанията може да осигури по-ефективно данните за химическа научноизследователска и развойна дейност в сравнение с предишните методи, базирани на хартия. Намирането на данни от цялата компания отнема само няколко секунди с проста заявка.

"Най-голямото предимство на ELN е, че можем да организираме начина, по който документираме нашите експерименти. На хартия всеки изследовател използваше индивидуални тетрадки. Не разполагахме с един златен източник на данни. Сега с E-WorkBook разполагаме с централна база данни, в която да записваме и споделяме резултатите си. Всъщност наблюдаваме и повишаване на качеството на въвежданите данни", казва един учен изследовател.

Отказвайки се от хартиените тетрадки, екипът на компанията ускори обработката на експериментални данни и гарантира, че знанията са събрани и защитени на едно място. Потребителите могат лесно да си сътрудничат с различни отдели. Учените и изследователите могат бързо да намират данните, които им трябват, когато става въпрос за преглед и отчитане на експерименти.

Оптимизираните работни процеси включват вграден процес на подписване, който ускорява прегледа от ръководството. Системата предлага и по-добра проследимост на резултатите, които вече се съхраняват в структуриран формат.

Екипът е в състояние да съпостави уникалните идентификатори на лабораторните проби с полетата за въвеждане в ELN, така че експериментите да могат да бъдат проследени обратно, ако е необходимо. Освен това фирмата е наблюдавала повишаване на качеството на данните РЕЗУЛТАТИ, като потребителите са документирали по-добре резултатите от изследванията.

Ученият добави: "Хората са склонни да въвеждат информация по-внимателно, тъй като знаят, че тя ще бъде видима за останалите членове на екипа. Данните се намират по-лесно и наблюдаваме значително повишаване на качеството на съхраняваните данни."

E-WorkBook се оказа популярен в компанията. Изследователите и учените са доволни, че разполагат с данните си в по-организиран формат, така че да могат да споделят информация и да комуникират ефективно между екипите. Преминаването към ELN, която ще расте заедно с екипа, е положителна промяна за потребителите и за начина на работа на фирмата от лабораторията.