Предпазете организацията си от ненужни разходи и намалете времето, отделяно за управление на данни, с тези съвети за поддържане на точността на данните...
Съвет 1: Създаване на централизирана база данни
Съхранявайте и организирайте данните на едно място, така че да бъдат лесно достъпни за всеки, който се нуждае от тях. В лабораторна среда осигуряването на достъп до резултатите от изследвания и експерименти ще избегне ненужното и скъпоструващо дублиране на работата.
Запишете всички измерими резултати от изследванията за справка. Независимо дали имат отношение към първоначалната хипотеза или не, колегите може да успеят да използват данните от страничните продукти за други цели. Електронната лабораторна тетрадка улеснява пълното записване на данните.
Въведете бележки, за да намалите броя на грешките. В днешно време повечето хора пишат на машина по-бързо, отколкото на хартия, а и се четат по-лесно от ръкописните текстове. Според едно проучване 1,5 милиона пациенти в САЩ са засегнати от грешки при лечението на лекарства в резултат на нечетлив почерк.
Създайте процедури за това кой има право да променя данни във вашата организация. Това ще ограничи вероятността информацията да бъде редактирана неправилно и ще защити интелектуалната собственост на компанията ви.
Уверете се, че най-новата версия на даден файл е лесна за намиране, когато данните се актуализират от няколко източника по различно време - особено когато информацията трябва да бъде достъпна, докато тече актуализация. При цифровата база данни, базирана в облака, актуализациите са в реално време.
Определете структуриран процес, който служителите да следват при въвеждането на данни. Ръководството за въвеждане на данни и стандартните оперативни процедури в цялата компания ще осигурят последователност.
Ограничете броя на опциите в дадено поле, за да ограничите потенциалните грешки и да стандартизирате информацията. При цифровото въвеждане на данни това е толкова просто, колкото да предоставите падащ списък с полета, в който само едно е достъпно за избор.
Оптимизирайте своята база данни, като обединявате дублиращи се файлове. Простото изтриване на дубликати може да доведе до случайна загуба на информация. Цифровата база данни позволява данните да се актуализират до най-новата версия незабавно, като същевременно се проследяват промените, изкоренявайки ненужните дублиращи се записи.
Установете най-добрите практики за водене на документация и въвеждане на данни като неразделна част от работните функции на служителите си. Ако въвеждате нова система, например ELN, осигурете обучение и постоянна поддръжка, за да насърчите приемането на системата от потребителите.
Проактивно извършвайте редовни одити на данни, за да видите коя информация трябва да бъде коригирана и кои области от процеса на въвеждане на данни се нуждаят от подобрение. Интегрирането на одитите в управлението на данните ще ви помогне да намалите проблемите със сигурността и съответствието.