شركة كيماويات تتخلى عن الدفاتر الورقية لتعزيز جودة البيانات

النقاط الرئيسية:

• مع توسع الشركة، أدى العمل في بيئة ورقية إلى وجود البيانات في صوامع
• اختارت الشركة نظام E-WorkBook للتعامل مع البيانات بكفاءة وبطريقة منظمة، مما يعزز التعاون وإمكانية التتبع وجودة البيانات
• قام الفريق بتسريع معالجة البيانات التجريبية

التحدي

تأسست الشركة في عام 2010 بهدف إنشاء عمليات جديدة لإنتاج الوقود والمواد الكيميائية من نفايات الكتلة الحيوية.

وقد تسارعت وتيرة عمل الشركة من مرحلة البحث والتطوير الأولية إلى مرحلة تطوير العمليات والبحوث التجريبية. وقد تضاعفت قاعدة موظفيها ثلاث مرات تقريباً منذ إنشائها، وسط نمو كبير في صناعة الوقود الحيوي.

مع توسع الشركة، شكل العمل في بيئة ورقية تحديات ومخاطر كبيرة. كانت البيانات تقع في صوامع أو محفوظة في جداول بيانات Excel منفصلة. كانت مشاركة المعلومات عبر فرق الشركة الخمسة المختلفة صعبة للغاية وتستغرق وقتاً طويلاً. احتاجت الشركة إلى أداة ميسورة التكلفة لدعم عملها التجريبي.

قال أحد علماء الأبحاث في الشركة: "مع تطورنا، أردنا أن نكون قادرين على تنظيم بياناتنا بطريقة منهجية وجعلها أكثر قابلية للتتبع". "كنا حريصين على إيجاد حزمة كاملة واحترافية تمكننا من دفع الشركة وأعمالنا البحثية إلى الأمام."

الحل

وبعد مراجعة شاملة للسوق، اختارت الشركة نظام E-WorkBook لدعم فريق العمل الذي يضم حوالي 20 موظفًا في موقعها في هولندا. وهو يوفر منصة منظمة لتخزين البيانات التجريبية للشركة، مما يتيح تحليل أفضل للاتجاهات وإعداد تقارير شاملة للتجارب.

قال أحد علماء الأبحاث: "أردنا طريقة فعالة لتنظيم بياناتنا والتعامل معها. وبعد المقارنة بين العديد من الحلول، اخترنا E-WorkBook لإدارة بياناتنا البحثية إلكترونيًا وتسهيل التعاون داخل الشركة. فالمنصة مرنة للغاية ووجدنا أنها أكثر ملاءمة ومنطقية في الاستخدام من الحلول الأخرى في السوق. فهي تساعدنا على جعل بياناتنا قابلة للبحث وتحسين تدفق المعلومات في جميع مشاريعنا."

تم الانتهاء من التثبيت في أسبوع واحد فقط بفضل التخطيط الكبير مقدمًا من شركة IDBS والشركة. وفي غضون أربعة أشهر من النشر، كان الفريق جاهزاً تماماً وقادراً على استخدام النظام. وقدمت IDBS تدريبًا إضافيًا وعملت عن كثب مع الشركة لبناء قوالب مناسبة مصممة خصيصًا لتناسب تفضيلات التقاط البيانات.

"إن نظام ELN الخاص بنا منظم بهيكل مجلدات يرتبط بالتخطيط المؤسسي لدينا بحيث يمكننا أن نرى بوضوح المهام التي نحتاج إلى تنفيذها لتحقيق أهدافنا كشركة. كل فريق من فرق المشاريع الخمسة لدينا لديه مساحة في النظام لإضافة بياناته، مما يمكّن العلماء والباحثين والفنيين من تخزين النتائج في مكان واحد محدد".

النتائج

باستخدام كتاب العمل الإلكتروني، يمكن للشركة تأمين بيانات البحث والتطوير الكيميائي بكفاءة أكبر من الطرق الورقية السابقة. لا يستغرق العثور على البيانات من جميع أنحاء الشركة سوى ثوانٍ معدودة باستخدام استعلام بسيط.

"أكبر ميزة لشبكة ELN هي القدرة على تنظيم كيفية توثيق تجاربنا. مع الورق كان كل باحث يستخدم دفاتر فردية. لم يكن لدينا مصدر ذهبي واحد للبيانات. الآن مع E-WorkBook لدينا قاعدة بيانات مركزية لالتقاط نتائجنا ومشاركتها. لقد شهدنا بالفعل زيادة في جودة مدخلات البيانات أيضًا".

من خلال الاستغناء عن دفاتر الملاحظات الورقية، قام فريق الشركة بتسريع التعامل مع البيانات التجريبية وضمان تسجيل المعرفة وتأمينها في مكان واحد. يمكن للمستخدمين التعاون بسهولة عبر الأقسام المختلفة. يمكن للعلماء والباحثين العثور بسرعة على البيانات التي يحتاجونها عندما يتعلق الأمر بمراجعة التجارب وإعداد التقارير.

تتضمن عمليات سير العمل المبسطة عملية توقيع مدمجة تسرّع من مراجعة الإدارة. يوفر النظام أيضًا إمكانية تتبع أفضل للنتائج التي يتم تخزينها الآن في شكل منظم.

أصبح الفريق قادرًا على مطابقة معرّفات العينات المخبرية الفريدة مع حقول الإدخال في شبكة تبادل البيانات بحيث يمكن تتبع التجارب إذا لزم الأمر. وبالإضافة إلى ذلك، شهدت الشركة زيادة في جودة نتائج البيانات، حيث يقوم المستخدمون بتوثيق نتائج البحث بشكل أفضل.

وأضاف عالم الأبحاث: "يميل الأشخاص إلى الاهتمام أكثر بإدخال المعلومات لأنهم يعلمون أنها ستكون مرئية للآخرين في الفريق. من السهل العثور على البيانات وقد شهدنا ارتفاعًا كبيرًا في جودة البيانات المخزنة."

أثبت E-WorkBook شعبيته في الشركة. فالباحثون والعلماء مسرورون بوجود بياناتهم في شكل أكثر تنظيماً حتى يتمكنوا من مشاركة المعلومات والتواصل بين الفرق بكفاءة. لقد كان الانتقال إلى شبكة ELN التي ستنمو مع الفريق تغييرًا إيجابيًا للمستخدمين والطريقة التي تعمل بها الشركة من المختبر.