احمِ مؤسستك من النفقات غير الضرورية وقلّل الوقت الذي تقضيه في إدارة البيانات من خلال هذه النصائح للحفاظ على دقة البيانات...
النصيحة 1: إنشاء قاعدة بيانات مركزية
تخزين البيانات وتنظيمها في مكان واحد بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة من قبل من يحتاج إليها. وفي بيئة المختبر، سيؤدي توفير إمكانية الوصول إلى نتائج البحوث والتجارب إلى تجنب الازدواجية غير الضرورية والمكلفة في العمل.
تسجيل جميع النتائج القابلة للقياس من البحث للرجوع إليها. سواء أكانت ذات صلة بالفرضية الأصلية أم لا، قد يتمكن الزملاء من استخدام بيانات النواتج الثانوية لأغراض أخرى. يسهل دفتر ملاحظات المختبر الإلكتروني التقاط البيانات كاملة.
اكتب الملاحظات لتقليل الأخطاء. في هذه الأيام، يكتب معظم الناس في الواقع أسرع مما يكتبون، كما أنها أسهل في القراءة من الكتابة اليدوية. ووفقاً لإحدى الدراسات، يتأثر 1.5 مليون مريض في الولايات المتحدة بالأخطاء الدوائية الناتجة عن الكتابة اليدوية غير المقروءة.
ضع إجراءات لمن لديه الإذن في مؤسستك لتغيير البيانات. سيحد ذلك من فرص تعديل المعلومات بشكل غير صحيح ويحمي الملكية الفكرية لشركتك.
تأكد من سهولة العثور على أحدث إصدار من ملف ما عندما يتم تحديث البيانات من مصادر متعددة في أوقات مختلفة - خاصةً عندما يلزم الوصول إلى المعلومات أثناء إجراء التحديث. مع قاعدة البيانات الرقمية المستندة إلى السحابة، تكون التحديثات في الوقت الفعلي.
تحديد عملية منظمة للموظفين لاتباعها عند إدخال البيانات. سيضمن وجود دليل على مستوى الشركة لإدخال البيانات وإجراءات التشغيل الموحدة الاتساق.
تقييد عدد الخيارات داخل حقل ما للحد من الأخطاء المحتملة والمساعدة في توحيد المعلومات. مع إدخال البيانات الرقمية، يكون الأمر بسيطًا مثل توفير قائمة منسدلة من الحقول، حيث يتوفر حقل واحد فقط للاختيار.
قم بتبسيط قاعدة البيانات الخاصة بك عن طريق دمج الملفات المكررة. يمكن أن يؤدي حذف التكرارات ببساطة إلى فقدان المعلومات عن طريق الخطأ. تسمح قاعدة البيانات الرقمية بتحديث البيانات إلى أحدث إصدار على الفور مع الاحتفاظ بتتبع التغييرات، مما يؤدي إلى القضاء على السجلات المكررة غير الضرورية.
ضع أفضل الممارسات لحفظ السجلات وإدخال البيانات كجزء لا يتجزأ من الأدوار الوظيفية لموظفيك. إذا كنت تقدم نظامًا جديدًا، مثل شبكة معلومات إلكترونية، فقم بتوفير الكثير من التدريب والدعم المستمر لتشجيع المستخدمين على اعتماده.
قم بإجراء مراجعات استباقية للبيانات على أساس منتظم لمعرفة المعلومات التي تحتاج إلى إصلاح وأي المجالات في عملية إدخال البيانات تحتاج إلى تحسين. سيساعدك دمج عمليات التدقيق في إدارة بياناتك على التخفيف من مشكلات الأمان والامتثال.